Documentação

Todo Software e Projeto deve ser Documentado.

Visando esta necessidade, a Quallis criou um modelo de documentação para seu software e projeto. A gestão correta da documentação bem como a correta interpretação destes documentos, alinhada a práticas seguras de análise destes documentos gera segurança na confiabilidade destes documentos.

A Quallis possuí uma solução Web 2.0 para gestão da documentação totalmente Open Source aos nossos clientes, sem custo adicional.

Nossa solução de gestão de documentos integrados a Qualidade é simples e abrangente - Unimos metodologias de Desenvolvimento, Testes e Documentos em um único método para se garantir documentos seguros:

  • Documentamos os desenvolvimentos técnicos ao longo de seu processo de criação;
  • Inferimos conhecimento ao processo de documentação das alterações técnicas;
  • Gerimos o contexto de mudança dos documentos técnicos e suas atualizações;
  • Criamos documentos funcionais e casos de testes baseados nos documentos técnicos;
  • Unimos a documentação oriunda de casos de testes unilaterais (O Passo-a-Passo) realizado pelos usuários para se criar manuais, Help e FAQs;
  • Criamos repositórios de documentos e organizamos por tema, relevância e processo cada documento gerado;
  • Gerimos e agregamos ferramentas de documentação de software na web ou no próprio software.

O processo se divide em 5 fases:

 

Fase 1 - Mapeamento:

No mapeamento levantamos os dados necessários para a perfeita aquisição do conhecimento necessário. Trata-se de buscar a informação na fonte:

  • Entrevistas com usuários;
  • Entrevistas com desenvolvedores;
  • Criação e análise de Wireframes (Referências de Software);
  • Análise do código e suas diversidades;
  • Análise e criação dos documentos de requisitos.

Ao mapear os processos podemos identificar as decisões necessárias ao amplo andamento de um projeto e a análise profunda, com base no mapeamento prévio, possibilita benefícios significativos na redução efetiva dos custos, eliminação de tarefas não necessárias e duplicadas, melhoria na comunicação e melhor visibilidade nos papéis e responsabilidades.

 

Fase 2 - Normalização e Análise Estratégica:

Avaliar corretamente a relevância de cada documento e sua importância no escopo do projeto gera a definição estratégica para que todos os interessados de um projeto (Colaboradores, Times e Gestores) possam se referenciar em todas as fases da criação de um software, desde levantamento até a finalização.

Analisamos a estratégia e posição lógica funcional de cada documento, sua relevância, importância e função ao longo da cadeia criativa do projeto e apresentamos estes de forma a garantir o acesso correto da informação aos interessados.

Reduzir as dificuldades em situações de turnover ou trocas de função é um dos objetivos da normatização de seus processos de qualidade e documentação. Isto evita a perda do conhecimento adquirido pelos colaboradores além de garantir o correto entendimento das atividades e sua realização, utilizando-se de processos reconhecidos pelo ISO/IEC.

 

Fase 3 - Gestão dos Documentos:

Com a análise dos documentos e processos, bem como a correta distribuição destes documentos em fases definidas, atuamos diretamente na gestão por software.

Utilizamos softwares de documentação Open Source e Métodos de distribuição da documentação que garante a entrega da documentação correta ao longo do processo de desenvolvimento e que sua atualização seja compartilhada aos interessados. Não se preocupe nunca mais com versões de documentação, erros de entrega de documentos ou perda da informação relevante. Seus documentos estarão seguros e serão entregues as corretas pessoas e no tempo necessário.

 

Fase 4 - Gestão de Mudanças:

A resistência a mudanças em consequência de novos processos dentro da organização necessita e deve ser reduzida ou eliminada. Elaboramos como resultado um efetivo plano de implantação e mudança sem incorrer no impacto de suas atividades e nos colaboradores, estes, parte integrante da mudança.

Todos os requisitos e documentos que sofrem mudanças ao longo do processo de criação devem ser geridos e seu impacto no processo devem ser aferidos e analisados. A Gestão de mudanças da Quallis prevê os impactos e as suas influências ao longo do projeto e ajuda a mitigar tais mudanças.

 

Fase 5 - Processos, Metodologias, Formatos, Padronização, Ferramentas e Design:

Somente a documentação não basta: é necessário manter uma organização para a atualização periódica e revisão dos processos, de forma que todos possam analisar e contribuir para a melhoria de seu conteúdo, verificando o funcionamento dos processos e sugerindo melhorias para estudo.

Os processos documentados e revisados periodicamente garantem o conhecimento total das funções que devem ser realizadas, facilitam o processo de aprendizagem de novos funcionários e, por muitas vezes, vem ao encontro do objetivo da empresa de padronizar suas atividades.

Para isso:

Processos

Envolve estabelecer normas e definições para que colaboradores e clientes tenham a informação corretas e definidas nos momentos corretos e que todos possam colaborar para que documentos e referências estejam disponíveis aos interessados no momento correto.

Metodologias

Define o como a gestão será realizada: Meios para se estabelecer a correta gestão dos documentos e como obtê-los.

Formatos

Estabelece e materializa os documentos e requisitos aos corretos destinatários, seja de forma eletrônica ou física.

Padronização

Um único formato e de forma definida: Documentos de processos objetivos e fundamentados em padrões de qualidade  reconhecidos de mercado.

Ferramentas

Configuração e correta definição de papéis dos colaboradores para que as informações estejam disponíveis aos interessados e somente a estes interessados.

Design

Correta apresentação dos modelos criados para identificação do software através de Wireframes. Criar a visão correta do que se deseja criar e do que se deseja realizar de uma forma interativa e palpável.

 

 Quallis DocCenter - Ferramenta e Tecnologia de DMS (Document Management System).

A Quallis possui ferramentas para a gestão de documentos e processos de documentação altamente customizáveis e dinâmicas, baseadas na web e com APPs para dispositivos móveis.
O Quallis DocCenter é uma ferramenta que reúne uma gama enorme de funcionalidades que desenvolvemos e distribuímos a nossos clientes gratuitamente e sem custos.
Veja algumas características:
  • Suporta múltiplos usuários trabalhando o mesmo documento;
  • Distribuí a documentação na hora exata que ela precisa ser distribuída. Não faz a distribuição completa de documentos  apenas no momento que as pessoas necessitam;
  • Compartilha documentos de forma segura;
  • Busca por assuntos e replica a informação. Vá direto ao documento sem necessitar buscar os documentos em múltiplas pastas;
  • Documentos indexados por assunto, área ou conteúdo. Você poderá criar seus próprios índices de pesquisa;
  • Interface web 2.0 com Drag and Drop;
  • Controle de versões;
  • Workflow de documentos;
  • Segurança total dos documentos. Apenas as pessoas certas podem ver os documentos certos.
A Análise dos documentos de sua empresa será realizada da seguinte forma:
  • Coleta;
  • Organização;
  • Sumarização;
  • Análise;
  • Sintetização e;
  • Tomada de decisão.
 
 
A Gestão de documentação da Quallis mudará seu conceito de como documentos são criados e como eles podem afetar seu projeto.
 

 

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